Få bugt med de uproduktive møder
Uproduktive møder, aftaler der ikke bliver overholdt, ideer som ikke holder vand, når planen skal eksekveres eller manglende commitment. Alle disse ting er med til at sparke ind i et mønster af ineffektivitet. Der er ikke kun tiden brugt på møder, der er spildt. Man opnår heller ikke det ønskede udbytte. Det er nemt at placere skyld: det kan være at mødet lå sidst på eftermiddagen, eller at der ikke var afsat nok tid – og ikke mindst kan det være dårlig mødeledelse.
Da Mette fra VIA University College kom til os, var det med en frustration over nogle af de at ovenstående problematikker. Mange af de møder, hun deltog i, affødte ikke konkrete aftaler eller handlingsplaner. Der var prøvet med klassiske forventningsafstemninger og andre værktøjer. I sidste ende var mange arbejdsmøder alligevel utilfredsstillende for de implicerede. Deraf udsprang ideen til at sætte mødeformatet på spil.
Kom rigtigt fra start til slut
Partnerskaber på spil er et bud på en type produktivt møde, hvor man løser en case inden for en fastlagt tidsramme. Det er et sjovt procesværktøj, der sikrer at et udbytteorienteret møde kommer rigtigt fra start. Samtidig munder det ud i en handlingsplan. Man får lavet helt konkrete aftaler på kort tid, samtidig med at læringsspillet opdrager deltagerne inden for nogle basale organisatoriske værdier.
Fremgangsmåden i læringsspillet er jo ikke ny. Vi har blot tilført mødeformen et element af spilteori. Du er meget velkommen til at lade dig inspirere af, hvordan vi har grebet det an og bruge samme fremgangsmåde i dit næste møde.
Læringsspillet præsenterer fire faser, som man skal igennem på mødet: fælles forståelse, løsningsforslag, handlinger og som afslutning: aftaler. I hver fase er nogle værdikort, som mødedeltagerne skal vælge til at sætte rammerne for deres dialog, som fx “Tillid”, “Løsningen kan realiseres” o.a.
Samtidig er der tidsrammer på hver enkelt fase, så man sikrer fremgang. Det er simpelthen et mødeformat i en æske, hvor deltagerne selv putter indholdet ind i mødet og skaber outputtet af mødet sammen.
Det vi kan se, der virker er følgende:
- Del mødet op i faser med fast spilleregler for, hvad der skal foregå i den enkelte fase. De fire faser vi bruger er fælles forståelse, løsningsforslag, handlinger og aftaler
- Sæt tid på faserne så der bliver sikret en fremdrift og taget de beslutninger, der skal til for at komme videre. Det hænder naturligvis at et emne kræver mere tid.
- Sikre at der kommer klare aftaler og ansvarlige på de enkelte specifikke opgaver, før I forlader mødet.
Du kan med fordel afholde dit møde i et lignende spilformat, da du kan være sikker på at komme ud af mødet med et klart udbytte og en handlingsplan – og så inden for en fast tidsramme. På den måde kan du også komme videre med dine andre opgaver.
Vi håber, at du får et godt og produktivt møde.
